1. UPRAVLJAVEC OSEBNIH PODATKOV
Osnovna šola in vrtec Ankaran, Regentova 4, 6280 Ankaran (v nadaljevanju: šola)
Odgovorna oseba: Ravnateljica Željka Adamčič
Elektronski naslov šole:
2. POOBLAŠČENA OSEBA ZA VARSTVO OSEBNIH PODATKOV
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v Osnovni šoli in vrtcu Ankaran je mag. Domen Petelin, univ. dipl. pravnik, Kurikulum, šolsko pravno svetovanje, d.o.o., Poklukarjeva 45, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: , tel. št.: 031 544 299.
Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, ki jih obdeluje šola, imajo možnost glede vseh vprašanj, vezanih na obdelavo njihovih osebnih podatkov, samostojno stopiti v stik s pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov.
3. POSAMEZNIKI, NA KATERE SE NANAŠAJO OSEBNI PODATKI
Šola obdeluje osebne podatke v šolo vpisanih in vključenih otrok, njihovih zakonitih zastopnikov, delavcev šole, članov organov šole in morebitnih drugih oseb, katerih osebne podatke obdeluje v skladu z določbami člena 6 Uredbe (EU) Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. 4. 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov ter o prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov – GDPR).
4. NAMENI IN PRAVNE PODLAGE
Zaradi izvajanja zakonskih obveznosti, izvajanje javne oblasti in nalog v javnem interesu v skladu s členom 6(1)(c) in (e) Splošne uredbe o varstvu podatkov v zvezi z drugim odstavkom z drugim odstavkom 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in Zakonom o osnovni šoli (ZOsn) in Zakonom o šolski prehrani (ZŠolPre-1) šola vodi naslednje zbirke osebnih podatkov: zbirka podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših, zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah, zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev, zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, zbirka učencev prijavljenih na šolsko prehrano.
Obdelave, ki niso opredeljene v evidencah po šolski zakonodaji, so pa nujno potrebne za izvajanje javnih nalog in pristojnosti šole, šola zbira in obdeluje osebne podatke na podlagi člena 6(1)(e) Splošne uredbe v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2 (v javnemu sektorju se lahko izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo). V tem primeru lahko posamezniki obdelavi tudi ugovarjajo, pod pogoji iz člena 21 Splošne uredbe o varstvu podatkov.
Na podlagi člena 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov šola zbira in obdeluje tudi osebne podatke, ki so potrebni za izvajanje pogodbe.
Za dejavnosti, ki presegajo šolske programe, šola zbira tudi druge osebne podatke, ki jih zakon ne določa in sicer na podlagi pisne privolitve staršev v skladu s členom 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov. Privolitev pomeni vsako prostovoljno, konkretno, informirano in nedvoumno ravnanje v obliki izjave ali jasnega pritrdilnega dejanja, iz katerega je mogoče sklepati na želje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katerim izrazi strinjanje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj. Privolitev se lahko kadarkoli prekliče. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov pred podano privolitvijo.
- zbirka podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših:
Namen in pravna podlaga: Za potrebe obveznega izobraževanja, šola vodi zbirko osebnih podatkov o učencih in o starših na podlagi drugega odstavka 95. člena ZOsn.
Osebni podatki, ki se zbirajo:
O učencih: ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem;
O starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli.
Rok hrambe: Eno leto po zaključku šolanja učenca.
- zbirka podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah
Namen in pravna podlaga: Šola zbira osebne podatke učencev v zvezi z napredovanjem učencev, izdanimi spričevali, vzgojnimi opomini in druge listine za potrebe obveznega izobraževanja na podlagi tretjega odstavka 95. člena ZOsn.
Osebni podatki, o učencu, ki se zbirajo: Podatki o napredovanju, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah.
Rok hrambe: Trajno (98. člen ZOsn).
- zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev
Namen, pravna podlaga: Za potrebe obveznega izobraževanja na podlagi soglasja staršev šola zbira podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev. Soglasje je prostovoljno in ga je mogoče kadarkoli umakniti.
Osebni podatki, ki se zbirajo: Podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju.
Rok hrambe: Eno leto po zaključku šolanja učenca (98. člen ZOsn).
- zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje
Namen in pravna podlaga: Za otroke, ki v zvezi z zagotovitvijo obveznega izobraževanja potrebujejo strokovno svetovanje oziroma pomoč se na podlagi soglasja staršev (razen v primeru, ko je otrok v družini ogrožen in ga je treba zavarovati), vodi zbirka osebnih podatkov tega otroka. Soglasje je prostovoljno in ga je mogoče kasneje kadarkoli umakniti. Svetovalni delavci so podatke s katerimi so se seznanili po zakonu, dolžni varovati kot poklicno skrivnost. Te podatke so kot poklicno skrivnost dolžni varovati tudi drugi strokovni delavci, ki so jim podatki posredovani zaradi narave njihovega dela.
Osebni podatki, ki se zbirajo: Pod temi pogoji šola lahko zbira podatke v zvezi z družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, diagnostičnimi postopki, postopki strokovne pomoči in strokovna mnenja drugih institucij, strokovno interpretirane rezultate diagnostičnih postopkov, podatke o postopkih strokovne pomoči oziroma svetovanja, dokumentacijo v zvezi s postopkom usmerjanja učenca s posebnimi potrebami, strokovna mnenja drugih inštitucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih inštitucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic.
Rok hrambe: Podatki iz evidence otrok, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje se izbrišejo eno leto po zaključku šolanja učenca (98. člen ZOsn).
- zbirka učencev prijavljenih na šolsko prehrano
Namen in pravna podlaga: Za potrebe izvrševanja Zakona o šolski prehrani (ZŠolPre-1), ki ureja organizacijo šolske prehrane, šola na podlagi 17. člena ZŠolPre-1 vodi evidenco prijavljenih na šolsko prehrano. Starši ne morejo odreči te obdelave, saj temelji na zakonu.
Osebni podatki, ki se zbirajo: V tej evidenci šola vodi naslednje osebne podatke otrok: ime in priimek ter naslov, EMŠO, naziv šole, razred oziroma letnik in oddelek izobraževalnega programa, ime in priimek staršev ter naslov, številka odločbe, ki je podlaga za upravičenost do subvencije za malico oziroma kosilo, datum nastopa pravice in obdobje upravičenosti do otroškega dodatka oziroma državne štipendije oziroma subvencije za malico oziroma kosilo, višina subvencije za malico oziroma subvencije za kosilo, podatek o namestitvi v dom za učence oziroma v zavod za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami, podatek o namestitvi v rejniško družino in podatek, da je učenec oziroma dijak prosilec za azil, datum prijave na malico oziroma kosilo, vrsta obrokov šolske prehrane, na katere je prijavljen, število in datum prevzetih in odjavljenih obrokov.
Rok hrambe: Podatki se hranijo pet let od zaključka vsakega šolskega leta.
- zbirka podatkov v postopku ugotavljanja pripravljenosti otroka za vstop v šolo
Namen, pravna podlaga in osebni podatki, ki se zbirajo: V zvezi s postopkom ugotavljanja pripravljenosti otroka za vstop v šolo na željo staršev na podlagi 46. člena ZOsn, šola hrani osebne podatke otroka v mnenju komisije za ugotavljanje pripravljenosti otroka za vstop v šolo. Ta dokumentacija se hrani v svetovalni službi. V postopku ugotavljanja pripravljenosti otroka za vstop v šolo se od zdravstvenih inštitucij in vrtcev lahko pridobivajo podatki o otroku, ki so potrebni za odločanje v postopku pripravljenosti otroka za vstop v šolo (8. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja – v nad. Pravilnik). Pravna podlaga za obdelavo teh podatkov je izvajanje naloge v javnem interesu v skladu s členom 6(1)(e) GDPR.
Rok hrambe: Eno leto po izstopu učenca iz osnovne šole.
- komunikacija staršev s šolo in organi šole
Namen, pravna podlaga in osebni podatki, ki se zbirajo: Šola zaradi lažje komunikacije in obveščanja staršev o delu in dejavnostih v šoli, obdeluje njihov elektronski naslov na podlagi pisne privolitve. Privolitev za ta namen omogoča zaposlenim v šoli in predstavnikom v organih šole (npr. svet staršev), da uporabljajo ta elektronski naslov za splošno obveščanje o njihovem delu in dejavnostih šole. Če starš umakne privolitev za ta namen, lahko šola še vedno hrani in uporablja kontaktne podatke staršev v skladu s drugim odstavkom 98. Člena ZOsn – zlasti za nujno komunikacijo s starši glede njihovega otroka.
Rok hrambe: Dokler je veljavna privolitev oziroma do njenega preklica, največ pa eno leto po otrokovem izstopu iz šole.
- objava izdelkov, posnetkov in fotografij otrok
Namen, pravna podlaga in osebni podatki, ki se zbirajo: Šola na podlagi pisne privolitve staršev obvešča javnost o svojem delu z otroki prek objave njihovih fotografij, posnetkov in/ali izdelkov, pri čemer skrbi, da objavi zgolj tiste osebne podatke, ki so lahko javno dostopni, ker po naravi, vsebini ali namenu ne posegajo v zasebnost otroka. Starši podajo svojo privolitev za posamezen način obveščanja javnosti – v prostorih šole, publikacijah, na spletni strani šole in v novinarskih medijih ter na družbenih omrežjih. V skladu z izraženo voljo v privolitvah, šola objavlja osebne podatke. Starši lahko zavrnejo obdelavo teh podatkov, saj obdelava temelji na njihovi privolitvi, ki jo lahko prostovoljno umaknejo. V primeru preklica privolitve po objavi, se šola glede na naravo objave trudi zagotoviti umik objavljenih osebnih podatkov.
Rok hrambe: Osebne podatke, ki jih šola objavi na podlagi privolitve, ohrani v objavi v skladu z naravo in namenom objave.
Prenosi v tretje države: Pri objavi osebnih podatkov na družbenih omrežjih, pride do prenosa osebnih podatkov v tretje države pod pogoji upravljavca družbenega omrežja.
- delo v svetu staršev, svetu zavoda in upravnem odboru šolskega sklada
Namen in pravna podlaga: Šola osebne podatke članov organov šole (svet staršev, svet zavoda, upravni odbor šolskega sklada) obdeluje z namenom izpolnjevanja obveznosti članov organov šole pri opravljanju svoje funkcije (pošiljanje vabil in obvestil ter gradiv za potrebe delovanja organa, obveščanje o srečanjih, izobraževanjih in sestankih). Podatke se zbira s soglasjem člana, ki ga lahko tudi kadarkoli prekliče.
Vrste osebnih podatkov, ki se zbirajo: Za ta namen šola vodi naslednje osebne podatke: ime, priimek, naslov bivališča, elektronski naslov, številka telefona.
Rok hrambe: Do prenehanja članstva v organu šole oziroma dokler je to potrebno za namen komunikacije v zvezi z delom organa oziroma do preklica privolitve.
- obdelava osebnih podatkov otrok in staršev pri uporabi komunikacijskih informacijskih rešitev
Namen, pravna podlaga, osebni podatki, ki se zbirajo in rok hrambe: Šola omogoča komunikacijo prek informacijske rešitve (eAsistent) zaradi lažjega in učinkovitejšega obveščanja staršev, organizacije dela, prijave in odjave prisotnosti učencev ipd. Uporaba te storitve se izvaja v skladu s pogoji politike zasebnosti, ki je dostopna v informacijski storitvi, ki med drugim opredeljuje tudi pravno podlago, rok hrambe ter druge informacije za skladno obdelavo osebnih podatkov.
- obdelava osebnih podatkov obiskovalcev spletne strani šole
Namen, pravna podlaga, osebni podatki, ki se zbirajo in rok hrambe: Šola za analitične in druge namene pri uporabi svoje spletne strani uporablja tudi piškotke. Piškotki so majhne datoteke z besedilom, ki jih na vaš računalnik ali mobilno napravo shranijo spletišča, ki jih obiskujete. Naloge piškotkov so različne. Piškotki pomagajo spletišču, da si zapomni vaše nastavitve, npr. jezik, velikost črk in druge nastavitve, ki ste jih na svojem računalniku določili za ogled našega spletišča, tako da vam jih ob vnovičnem obisku ni treba vedno znova nastaviti. Na ta način si spletišča lahko zapomnijo vaše preference, informacijo, da ste v anketi spletišča že glasovali, ali zgolj dejstvo, da ste v spletišče že prijavljeni. Nekateri piškotki so nujni za delovanje spletišča, nekateri so namenjeni izboljšanju uporabniške izkušnje (npr. shranjevanje uporabnikovih preferenc), nekateri pa se uporabljajo tudi za spremljanje obiska na spletišču, kar njegovemu upravitelju pomaga pri stalnem izboljševanju spletne strani in uporabnikove izkušnje z njo. Podatki v zvezi s piškotki se hranijo v skladu s politiko zasebnosti piškotkov oziroma veljavnimi predpisi.
5. UPORABNIKI OSEBNIH PODATKOV
Posamezne osebne podatke lahko obdelujejo le pooblaščeni delavci šole, pooblaščeni pogodbeni obdelovalci (npr. IKT izvajalci), na podlagi veljavnih predpisov pa tudi Ministrstvo za vzgojo in izobraževanje, lokalna skupnost, Nacionalni inštitut za javno zdravje, inšpekcijske in druge službe.
6. PRENOS OSEBNIH PODATKOV V TRETJE DRŽAVE
Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države, razen kolikor je pri posameznemu namenu obdelave to posebej opredeljeno.
7. PRAVICE POSAMEZNIKOV
Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko v zvezi z obdelavami osebnih podatkov, ki jih izvaja šola, uveljavlja naslednje pravice: dostop, dopolnitev, popravek, omejitev obdelave, izbris, pravico do ugovora in do prenosljivosti.
Pravice se uveljavlja pod pogoji iz GDPR (POGLAVJE III, Pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki).
Posameznik lahko svoje pravice uveljavlja s pisno zahtevo na naslov Osnovna šola in vrtec Ankaran, Regentova 4, 6280 Ankaran ali na elektronski naslov šole .
Posameznik lahko dano privolitev oz. soglasje za obdelavo osebnih podatkov kadarkoli trajno ali začasno, v celoti ali delno, prekliče s pisno zahtevo, poslano na naslov Osnovna šola in vrtec Ankaran, Regentova 4, 6280 Ankaran ali na elektronski naslov šole . Preklic soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi soglasja izvajala do njenega preklica.
Posameznik ki meni, da se njegovi osebni podatki obdelujejo v nasprotju z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana.
Številka: 071-1/2023
Datum: 1. 3. 2023
Osnovna šola in vrtec Ankaran
Ravnateljica Željka Adamčič